Personaleinsatzplanung (PEP)

Der Erfolg einer jeden Unternehmung fußt auf den Fähigkeiten ihres Personals. Für die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit in einer schnelllebigen, digitalen und globalen Geschäftswelt wird heutzutage, mehr denn je, hoch qualifiziertes Personal benötigt.

Eine nicht einfache Herausforderung für Unternehmen; herrscht doch gleichzeitig meist ein anspruchsvoller Kostendruck in den eigenen vier (Betriebs-)wänden. Wer einmal seinen Blick auf die Lohnkosten eines Unternehmens schweifen lässt, realisiert sofort: Personal ist (richtig) teuer. Schon alleine aufgrund dieses Umstandes macht es Sinn, den Einsatz des Personals im Unternehmen möglichst wirkungsvoll zu gestalten; damit kein Potenzial verschwendet, Kosten gesenkt und die Produktivität im Unternehmen gesteigert werden kann. Die Personaleinsatzplanung kann dabei helfen.

Bei der Personaleinsatzplanung erfolgt eine passende Zuordnung des Personals auf die Arbeitsstellen des Unternehmens. Den Fähigkeiten der Mitarbeiter entsprechend werden diese dabei idealerweise den (Arbeits-)Stellen oder Tätigkeiten zugeteilt, deren Anforderungen sie erfolgreich bewältigen können.

Was ist ein „Personaleinsatz“?

Beim Personaleinsatz werden die Mitarbeiter eines Unternehmens den vorhandenen Stellen oder Tätigkeiten in einem Unternehmen zugeordnet; dabei wird berücksichtigt, ob die individuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den jeweiligen Anforderungen der Stellen oder Tätigkeiten gut zusammenpassen; also: miteinander harmonieren. Die Zuordnung erfolgt in örtlicher, zeitlicher, quantitativer und qualitativer Hinsicht.

Dabei fließen nicht nur die Ziele des Unternehmens (z. B. Kostenreduktion) in die Überlegungen und Entscheidungen mit ein; sondern ebenso die Interessen und Belange der Mitarbeiter (z. B. Arbeitsplatzsicherheit).

Ziel des Personaleinsatzes ist es, dass die Fähigkeiten der eingesetzten Mitarbeiter mit den Anforderungen der Stellen übereinstimmen und der Bedarf an Personal der nächsten Jahre im Unternehmen gedeckt werden kann.

Richtig eingesetztes Personal kann mit der erfolgreichen Ausfüllung der Arbeitsstellen zu einer effizienteren Realisierung von (Geschäfts-)prozessen im Unternehmen beitragen.

Die Phasen des Personaleinsatzes

Der Prozess des Personaleinsatzes kann in drei Phasen unterteilt werden:

1.) Die erste Phase ist der Personalzugang; diese Phase umschließt die gesamte „Probezeit“ eines Mitarbeiters. In ihr erfolgt schrittweise die Einarbeitung des Mitarbeiters mithilfe der Vier-Stufen-Methode; der Mitarbeiter lernt während dieser Phase die neuen Tätigkeiten. Die Vier-Stufen-Methode kann zum Großteil am Arbeitsplatz des Mitarbeiters durchgeführt werden und ist besonders empfehlenswert, um Mitarbeitern praktische Tätigkeiten beizubringen.

2.) Der Personalhaupteinsatz ist die zweite Phase und steht im Mittelpunkt des Personaleinsatzes. Die Probezeit ist nun bereits vorbei und es wird sich angesehen, welche Leistung (…und
Leistungsbereitschaft) der Mitarbeiter im Betriebsalltag an den Tag legt; diese Phase kann unterschiedlich lange dauern.

3.) Die dritte und letzte Phase beim Personaleinsatz ist der Personalabgang; z.B. aufgrund von Kündigung oder Pensionierung. Die Länge dieser Phase ist abhängig von dem Grund des „Verlassens“ des Mitarbeiters.

Was ist „Personaleinsatzplanung“?

Die Personaleinsatzplanung ist Teil (des Prozesses) der Personalplanung. In diesem Prozessabschnitt erfolgt im Wesentlichen die Planung des Personaleinsatzes.

Die Personaleinsatzplanung strebt danach, den Bedarf an Personal im Unternehmen zu decken und die unterschiedlichen Mitarbeiter wirkungsvoll im Unternehmen einzusetzen. Die Mitarbeiter werden dabei entsprechend ihren Fähigkeiten und Interessen auf Stellen, Tätigkeiten oder Projekte im Unternehmen zugeteilt.

Warum ist eine vorausschauende Planung von Personal so bedeutsam? Der Personalbedarf in einem Unternehmen kann schwanken, z. B. in Abhängigkeit der Auftragslage. Um über das notwendige Personal in den jeweiligen Auftragslagen zu verfügen, wird eine vorausschauende Planung des Personaleinsatzes notwendig. Ebenso wird beständig qualifiziertes Personal benötigt, um die Prozesse innerhalb des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit mittels Personaleinsatzplanung

Eine gelungene, den Mitarbeitern wohlwollende, Personaleinsatzplanung kann unter Umständen die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.

• Werden die Mitarbeiter in gelungener Weise ihren Fähigkeiten entsprechend auf die Stellen verteilt; besteht also ein „Match“ diesbezüglich; kann dies die Arbeitszufriedenheit erhöhen. Wer seine Talente und Potenziale voll zur Geltung bringen kann, ist erfolgreicher bei der Ausführung seiner Tätigkeiten und zufriedener bei der Arbeit; zusätzlich vielleicht sogar noch motivierter, sich weiter zu entwickeln. Gegensätzliche Betrachtung: Werden die Mitarbeiter der falschen Stelle zugewiesen; sind diese dort überfordert oder zu wenig gefordert; wird dies zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen.
• Werden im Rahmen der Personaleinsatzplanung zudem die Wünsche der Mitarbeiter hinsichtlich der Arbeitszeiten berücksichtigt, ja vielleicht sogar vollständig „erfüllt“; sind die Mitarbeiter besser der Lage ihre Work-Life-Balance zu pflegen; auch das kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen.

Zufriedene Mitarbeiter wechseln seltener die Firma. Dies ist in Zeiten des Fachkräftemangels neben der Personalgewinnung ein Mittel um seine Top Leute zu halten.

Verschiedene Blickwinkel auf die Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung kann von zwei verschiedenen (zeitlichen) Blickwinkeln aus betrachtet werden:

• Kurzfristig: …bei der kurzfristigen Betrachtung wird davon ausgegangen, dass der Bestand des Personals und der organisationale Zustand des Unternehmens nicht mehr verändert werden. Vom Personalbestand und dem organisationalen Zustand des Unternehmens ist abhängig, welche Entscheidungen hinsichtlich des Personaleinsatzes getroffen werden. Bei der kurzfristigen Betrachtung steht die unternehmensinterne Zuordnung der Mitarbeiter (bzw. des Personalbestands) auf die Arbeitsplätze des Unternehmens im Vordergrund.
• Mittel- bis Langfristig: …bei der mittel- bis langfristigen Betrachtung rückt eine Besonderheit mit in die Überlegungen ein: die Tatsache, dass eventuell Personal an die Anforderungen von Arbeitsplätzen angepasst werden muss, und umgekehrt; wird danach gestrebt; dass die Arbeitsplätze wiederum im Einklang mit den Bedürfnissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter sind.

Literatur vs. Unternehmenspraxis

Die herkömmlichen Definitionen in der Literatur können kaum die Komplexität der Personaleinsatzplanung erfassen; denn in der Praxis fließen enorm viele Faktoren in die Personaleinsatzplanung mit ein. Als beispielhafte Besonderheit wäre da der 3-Schicht-Zyklus genannt, der in der Praxis eher selten anzutreffen ist; es sind in den Unternehmen teilweise viel komplizierte Schichtmodelle vorhanden.

Literaturverzeichnis:

• Wikipedia: Personaleinsatz. 2018. (https://de.wikipedia.org/wiki/Personaleinsatz – abgerufen am 03.07.2018)
• Fank, Matthias; Scherf, Burkhard (Hrsg.): Handbuch Personaleinsatzplanung. 2005. 1. Auflage. Datakontext-Fachverlag, Frechen.
• Wikipedia: Personaleinsatzplanung. 2018. (https://de.wikipedia.org/wiki/Personaleinsatzplanung – abgerufen am 03.07.2018)
• prosoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG: Personaleinsatzplanung. (https://www.prosoft.net/was-ist/personaleinsatzplanung – abgerufen am 03.07.2018)
• GFOS mbH: Die Personaleinsatzplanung der GFOS. Einfache und flexible Dienst- und Schichtplanung auf Bedarf und Kosten optimiert. (https://www.gfos.com/workforce-management/personaleinsatzplanung-pep.html – abgerufen am 03.07.2018)

Weiterführende Links

• Zusammenfassung zur Personaleinsatzplanung