Homeoffice – wer trägt die Kosten? In der Corona-Pandemie hat sich ein neues Arbeitsmodell durchgesetzt, um die Ausbreitung des SARS-CoV-2 Infektionsgeschehens zu verlangsamen – das Homeoffice. Für die Arbeitnehmer bot dieses Modell seit dem März 2020 viele Vorteile. Zwar fehlte der direkte Kontakt mit den Kollegen im Büro, dafür konnten aber erhebliche Kosten für das Pendeln ins Büro und den Arbeitsort gespart werden. Außerdem wurde die Work-Life-Balance verbessert, weil die aufwändige Zeit für das tägliche Pendeln wegfiel und man als Arbeitnehmer praktisch zu Hause im Homeoffice auch parallel zum Beispiel mehr Zeit mit der Familie verbringen konnte. Aber natürlich sind statt der Spritkosten oder der Kosten für den ÖPNV andere Kosten entstanden. Und hier ist die Frage, ob es dafür Erstattungen durch den Arbeitgeber gibt oder sogar der Staat die Arbeit im Homeoffice bezahlt oder zumindest bezuschusst. Die Frage nach der Kostenbeteiligung im Homeoffice bleibt auch nach der Pandemie aktuell, weil immer mehr Arbeitgeber auch nach Wegfall der gesetzlichen Homeoffice-Pflicht an dem Modell Homeoffice festhalten wollen und zumindest tageweise den Arbeitnehmern die Arbeit im Homeoffice genehmigen.
Kosten mindestens anteilig durch Arbeitgeber
Wenn ein Arbeitnehmer ins Homeoffice geschickt wird, ist es unstrittig, dass der Arbeitgeber die Einrichtung des Arbeitsplatzes im Zuhause des Arbeitnehmers bezahlen muss. Dazu gehört das technische Equipment. Wenn ein Bildschirmarbeitsplatz eingerichtet wird, muss der Arbeitgeber die Kosten für Computer oder Laptop und den Monitor tragen. Außerdem müssen die Kosten für das Internet gezahlt werden. Dabei ist aber wichtig, private Nutzung und Nutzung für die Arbeitszeit zu trennen. Wenn der Arbeitnehmer die Geräte und den Internetanschluss auch privat nutzen kann, ist es in Ordnung, wenn der Arbeitgeber nur anteilsmäßig die Kosten für das Internet übernimmt. Das kann zum Beispiel in Form einer monatlichen Pauschale erfolgen. Hier sind 50 Euro für die Internetkosten sowie den Stromverbrauch für die Nutzung der Arbeitsgeräte üblich und anerkannt. Auch gegenüber den Steuerbehörden kann in der Steuererklärung eine Homeoffice-Pauschale von 600 Euro geltend gemacht werden. Klar, damit wird das Home Office einrichten schwer.
Künftig privatrechtliche Regeln entscheidend
Es ist aber fraglich, ob das auch noch gilt, wenn der gesetzliche Zwang zum Homeoffice wie zuletzt im Lockdown wegfällt und es nur noch eine privatrechtliche Regelung mit dem Arbeitgeber darstellt. Wenn dann der Arbeitnehmer genauso die Büroeinrichtung beim Arbeitgeber nutzen könnte, kann das Recht zur Geltendmachung einer Pauschale auch entfallen. Wenn der Arbeitnehmer etwas isst oder Kaffee trinkt, muss er das auch selbst privat bezahlen. In der Firma müsste er vermutlich auch in der Kantine für den Kaffee und das Essen bezahlen. Es steht dem Arbeitgeber aber natürlich frei, freiwillig auch hierfür Kosten zu übernehmen oder eine Pauschale zu leisten. Allerdings dürfte hier kein Rechtsanspruch bestehen. Bei den Heizkosten ist es wie bei der Stromkosten, dass diese Aufwendungen anteilsmäßig nach privat und dienstlich getrennt werden müssten. Auch hier dürfte aber die Pauschale diese anteiligen Heizkosten mit abdecken. Wenn es sich der Arbeitnehmer im Homeoffice beispielsweise durch Blumen schöner machen will, gehört das natürlich zur privaten Lebensgestaltung und muss vom Arbeitgeber nicht bezahlt werden. Denn das Homeoffice bleibt vor allem das Zuhause und der private Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers.