Bewerbermanagement

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9. Oktober 2018 BWler Human Resources Keine Kommentare

Qualifizierte Mitarbeiter sind gefragt bei Unternehmen, aber rar gesät auf dem Arbeitsmarkt. Über sie zu verfügen ist für Unternehmen essenziell: lassen sich doch die (wirtschaftlichen) Ziele des Unternehmens nur erreichen, wenn das notwendige Know-How innerbetrieblich zur Verfügung steht.

In Unternehmen schwebt deshalb beständig die Frage im Raum: Wie gelangen wir an qualifizierte oder gar die besten Mitarbeiter? Interdisziplinär kann diese Herausforderung angegangen werden; bieten doch bereits verschiedenste (betriebswirtschatliche) Disziplinen Lösungsansätze dafür. So bieten die Personalgewinnung, das Personalmarketing oder die strategische Personalplanung zielführende Ansätze.

Ein weiterer erfolgsversprechender Ansatz stellt das Bewerbermanagement dar. Ein effizient und effektiv gestaltetes Bewerbermanagement kann seinen Beitrag dazu leisten, dass ein Unternehmen an die benötigten qualifizierten Mitarbeiter (oder gar „High Potentials“) gelangt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Bewerbermanagement?

Das Management von Bewerbern fällt in den Bereich der Personalbeschaffung. In der Disziplin des Bewerbermanagements beschäftigt man sich damit, wie man am Besten mit Bewerbern umgeht, der Prozess der Rekrutierung vonstatten gehen soll und wie die Außenwirkung des Unternehmens auf potenzielle Bewerber sein soll. Das Bewerbermanagement soll dabei den kompletten Bewerbungsprozess umschließen. In der Literatur des Öfteren als Synonym anzutreffende Begriffe für das Bewerbermanagement sind die „Bewerberverwaltung“ oder der „Bewerberservice“.

Warum die Qualität des Bewerbungsprozesses steigern?

Qualifizierte Fachkräfte und „High Potentials“ können sensibel auf die Erlebnisse im Bewerbungsprozess reagieren. Besonders High Potentials können sich ihre Arbeitgeber oft aussuchen; sind sie doch so begehrt. Für viele High Potentials stellt sich da die Frage: warum bei einem Unternehmen das Arbeiten anfangen, welches schon im Bewerbungsprozess einen schlechten Eindruck hinterlässt? Schlechte Erfahrungen während des Bewerbungsprozesses können also die Anstellung eines potenziell interessanten Kandidaten verhindern.

Weitere Gründe, die für eine Optimierung des Bewerbungsprozesses sprechen:

Das Bewerbermanagement wirkt sich auf den Ruf des Unternehmens aus. Mit einer qualitätssteigernden Optimierung des Bewerbungsprozesses kann das Unternehmensimage verbessert und potenzielle Rufschädigungen vorgebeugt werden.
Der hohe Aufwand einer Personaleinstellung (monetär, zeitlich, personell) spricht für die Notwendigkeit einer Optimierung des (damit verbundenen) Bewerbungsprozesses. Mehr Effizienz und Effektivität im Bewerbungsprozess würde weniger Aufwand bedeuten; sprich letztlich: Kosteneinsparung bewirken.
Die Vielzahl an Bewerbungen, die in einem Unternehmen eingehen können. Wird die „Abarbeitung“ dieser Bewerbungen optimiert (→ Mehr Effizienz, Effektivität und Qualität in den Abläufen), so lässt sich damit eine Kosteneinsparung erreichen.
Der Absprung eines Kandidaten im Bewerbungsprozess (…aufgrund schlechten Bewerbermanagements) führt zu einem personellen Mehraufwand im Unternehmen. Ein schlechtes Bewerbermanagement verursacht auf diese Weise zusätzliche (Personal-)Kosten. Im Wesentlichen Personalkosten, da die Einstellung eines neuen Bewerbers mit aufwendigem personellem Aufwand verbunden ist.So wird beispielsweise zusätzlicher Personalaufwand nötig für:- …die erneute Prüfung von eingehenden Bewerbungsunterlagen,
– …die Auswahl und Bewertung neuer potenzieller Kandidaten und
– …die Durchführung neuer Vorstellungsgespräche.

Wirkt sich Bewerbermanagement auf das Unternehmensimage aus?

Das Bewerbermanagement beeinflusst das Image eines Unternehmens; besonders das Image als Arbeitgeber. Im Bewerbungsprozess erfährt ein Bewerber den Ersteindruck von einem Unternehmen. Werden während des Bewerbungsprozesses schlechte Erfahrungen gemacht, so kann dies meines Erachtens folgende Gefahren mit sich bringen:

– Ein potenziell (für das Unternehmen) interessanter Kandidat springt ab

– Unmut und Unzufriedenheit bei den Bewerbern

Anderer Gesichtspunkt, aber wahrscheinlich vernachlässigbarer als andere Einflussfaktoren, ist die Tatsache, dass ein mangelhaftes Bewerbermanagement (z.B. Fehler im Umgang mit den Bewerbern) einen Negativ-Einfluss auf das Unternehmensimage haben kann. Herausgestellt sei dabei die Verbreitung der schlechten Erfahrung über Mund-Propaganda. Vernachlässigbar ist dieser Gesichtspunkt meines Erachtens, da es viel größere Faktoren gibt, die Einfluss auf das Unternehmensimage nehmen; auf diese Einflussfaktoren sollten demnach primär Anstrengungen und Ressourcen gelenkt werden. Genannt wäre hier beispielsweise die Einhaltung der Compliance, Qualität von Produkte und Dienstleistungen, oder tatsächlich, aktive Maßnahmen, die dem Zwecke dienen, das Unternehmensimage zu steigern.

Wenn mit einem gelungenen Bewerbermanagement die Zufriedenheit von Bewerbern gesteigert werden kann, ist das sicherlich nicht verkehrt, sondern erfolgsbringend und empfehlenswert. Bedeutsam wäre es meines Erachtens primär, alle Maßnahmen zu realisieren, die auch mit nur geringem Ressourcenaufwand umsetzbar sind. Eine Negativ-Erfahrung von potenziellen Bewerbern wird vor allem dann zum Problem und rufschädigend für ein Unternehmen, wenn sich diese Erfahrung im Internet wiederfindet: für Millionen Menschen offen lesbar. Aufgrund der hohen Reichweite liegt dann ein ernstes (und rufschädigendes) Problem vor, welches mit gezielten Maßnahmen (z.B. Anschreiben der Portalbetreiber) angegangen werden muss.

Phasen

Simon Hermann beschreibt in seinem Buch „Effektives Personalmarketing“ den Bewerbungsprozess aus Sicht der Bewerber in fünf 5 Schritten.

Angelehnt an den Fünf-Stufen-Prozess von Simon Herrmann (Buch: „Effektives Personalmarketing“) habe ich das kognitive Gedankenspiel von Bewerbern einmal ausführlicher aufgeführt.

Phase 1: Ist dem Bewerber das Unternehmen (als Arbeitgeber) bekannt?

Abgefragt werden vom Bewerber dabei zunächst die Bekanntheit und Attraktivität des Unternehmens. Voraussetzung für eine Bewerbung, ist selbstverständlich, dass das Unternehmen von Bewerbern erst mal als potenzieller Arbeitgeber wahrgenommen wird. Unterstützend wirkt dabei, wenn auf vakante Stellen des Unternehmens aufmerksam gemacht wird (z.B. mittels Stelleninserate über Online-Jobportale).

Phase 2: Stuft der Bewerber das Unternehmen als (für ihn) attraktiven Arbeitgeber ein?

Kennt der potenzielle Kandidat (Bewerber) das Unternehmen nun, so folgt anschließend die Prüfung, ob das Unternehmen für ihn attraktiv erscheint: ist das Unternehmen als Arbeitgeber (für mich) attraktiv? Weiterführende Gedanken: Erfüllt es die Arbeitsbedingungen, die mir liegen? Wird es das Gehalt zahlen, das ich anstrebe?

Werden all diese Gedankenschritt vom Bewerber positiv bewertet, so erfolgt die Anstellung des Bewerbers. Bei einer Negation, kommt es zum Abbruch des Bewerbungsprozesses.

Phase 3: Bewerber fragt sich: meine ich die Bewerbung wirklich „ernst“?

Die nächste Stufe ist die Prüfung der Bewerbung auf dessen „Ernsthaftigkeit“. Der Bewerber fragt sich selbst: wie ernst meine ich die Bewerbung? Würde ich wirklich da anfangen, wenn ich die Zusage erhalte? Nicht-ganz-so-ernst-gemeinte Bewerbungen können beispielsweise aus der Absicht heraus erfolgen, sich während des Bewerbungsprozesses mehrere Optionen offen halten zu wollen. Der aufkeimende Gedanke aus Unternehmenssicht, letzten Endes auf diese Weise einen Bewerber zu rekrutieren, für den man nur eine Not-Lösung darstellt, ist wenig schmeichelhaft und auf den ersten Blick wahrscheinlich auch nicht zielführend (…volles Potenzial wird seitens der Mitarbeiter vor allem abgerufen, wenn sich voll und ganz mit der Unternehmung identifiziert wird). Es soll aber auf das Potenzial hingewiesen werden, dass der Verlauf des Bewerbungsprozesses Einfluss auf den (attraktiven) Bewerber nimmt und dass das Unternehmen während dieses Zeitraums die Chance hat, ihn davon zu überzeugen, für ihn das richtige Unternehmen zu sein.

Phase 4: Warten auf das Job-Angebot des Unternehmens

Als nächstes heißt es für den Bewerber: die Entscheidung des Unternehmens abzuwarten. Hat das Unternehmen Interesse an ihm? Für den Bewerber eine Zeit des Leerlaufs und des geduldigen Wartens. In den Unternehmen hingegen herrscht (hinter der Kulisse) in dieser Phase viel Arbeit; eine aufwendige und komplexe Erarbeitung der richtigen Selektionsentscheidung findet statt.

Phase 5: Bewerber fragt sich: „Will ich das Job-Angebot des Unternehmens annehmen?“

Gegen Ende (in Phase 5) sieht der Bewerber das Unternehmen nun mit anderen Augen: er hatte Kontakt zu den Verantwortlichen der Personalabteilung, war zum Vorstellungsgespräch im Unternehmen selbst und hat sich noch mehr mit dem Unternehmen beschäftigt als in den vorherigen Phasen. Der Bewerber vergleicht in dieser Phase auch das Job-Angebot des Unternehmens mit denen von anderen Unternehmen; oder entscheidet sich, alle Segel zu „reißen“ und sich woanders neu zu bewerben – und den Bewerbungsprozess bei einem anderen Unternehmen von Neuem zu durchlaufen..

Unterschiede bei der Form einer Bewerbung

Die Form der Bewerbungen nimmt Einfluss auf das Bewerbermanagement. Im Wesentlichen wird dabei unterschieden zwischen der Bewerbung in Papierform (auch Fax) und der Online-Bewerbung.

Rekrutierungsprozess: Bewerbermanagement aus Unternehmenssicht
Bewerbungsprozess: Bewerbermanagement aus Bewerbersicht

Springt ein Bewerber während des Bewerbungsprozesses (…aufgrund eines mangelnden Bewerbermanagements…) wieder ab, bedeutet dies für das Unternehmen einen Mehraufwand. Ein schlechtes Bewerbermanagement verursacht auf diese Weise zusätzliche (Personal-)Kosten. Im Wesentlichen Personalkosten, da die Einstellung eines neuen Bewerbers mit aufwendigem personellem Aufwand verbunden ist.

Beispielsweise wird nötig:
– Neue Prüfung von eingehenden Bewerbungsunterlagen,
– Auswahl und Bewertung neuer potenzieller Kandidaten
– Durchführung neuer Vorstellungsgespräche.

Ein Bewerber wendet sich vom Unternehmen ab, weil ihm die Erfahrungen während des Bewerbungsprozesses nicht gefallen haben. Welche weiteren Kosten können dabei entstehen?