Das Homeoffice oder auch Remote Arbeiten, hat nicht zuletzt durch Corona einen Aufschwung erlebt. Beschäftigte arbeiten von zu Hause aus und haben dort oft ihren Hauptarbeitsplatz. Diese Art von Beschäftigungsform birgt Vorteile, fordert aber auch ein hohes Maß an Organisation. Das Selbstmanagement ist für viele eine Herausforderung, kann aber durch die richtigen Tools, Tipps und Tricks erleichtert werden.
Inzwischen gibt es zahlreiche Tools, Softwares und Apps, die den Arbeitsalltag im Homeoffice erleichtern sollen. Solche können Softwares für Videokonferenzen, zum Chatten, Tools für eine übergreifende Zusammenarbeit im Team und zum Managen von Projekten sein.
Beschäftigte im Homeoffice können schnell und unkompliziert Eingangs- und Ausgangsstempel online bestellen, um sicherzustellen, dass eingegangene Post gestempelt und die Nachvollziehbarkeit der Abläufe gewährleistet wird. Welcher Eingangsstempel benötigt wird, hängt vom jeweiligen Vorhaben ab. Hier gibt es zum Beispiel verschieden Varianten wie den beliebten Datumsstempel.
Wichtig ist es weiter eine korrekte Zeiterfassung sicherzustellen. Um dies zu tun, gibt es kostenlose sowie kostenpflichtige Tools. Clockify und Toggl sind zwei kostenlose Tools, die im Homeoffice genutzt werden können. Benötigt man ein Tool für kleine und mittelgroße Unternehmen, kann auf Clockodo zurückgegriffen werden.
Weiter können Dokumente digitalisiert und geordnet werden. Wer nicht über einen Scanner verfügt, kann kostenlose Apps auf sein Mobiltelefon laden und mithilfe der Kamera Dokumente einscannen. Ein Tool für teamübergreifendes Arbeiten stellt Microsoft Teams dar, worüber im Team gemeinschaftlich an Projekten gearbeitet werden kann. Google Docs und weitere Angebote von Google wie Google Meet und Google Chat helfen einen Projektplan zu schreiben, Termine zu setzen, Zeiten zu erfassen und Dokumente zu ordnen.
Dropbox oder auch Google Drive sind zwei Möglichkeiten, die genutzt werden können, um Dateien über eine Cloud-Lösung miteinander zu teilen und zu verwalten. WeTransfer und Whisply sind weitere Online-Tools die man zum Teilen von Bildern, Videos oder PDFs nutzen kann.
Eine beliebte Methode der Projektorganisation oder Erfassung von Terminen und Aufgaben ist das Nutzen von Kanban-Boards. Ein Merkmal guter Teamarbeit ist die Kommunikation mit den Kollegen und festlegen eines Projektplans.
Trello stellt ein solches Board dar, und lässt verschiedene Teams an einem Projekt arbeiten. Hier können Aufgaben erfasst, Termine gesetzt und Fortschritte kontrolliert werden. Im Handumdrehen können Listen erstellt und Aufgaben verteilt werden. Die jeweiligen Mitwirkenden können sich untereinander austauschen, Kommentare schreiben und Dateien hochladen.
Eine Alternative zu Trello stellt Asana und Jira dar. Die Projektverwaltung steht hier ebenfalls im Vordergrund und tragen zur Organisation bei.
Wer lieber mit Google arbeiten möchte, kann Google Calendar und Google Tasks nutzen. Microsoft Office bietet mit seiner Software OneNote die Möglichkeit digitale Notizbücher zu erstellen.
Ein weiteres Tool ist Slack. Hierüber kann man, vergleichbar zu WhatsApp, mit dem Team in Kontakt bleiben und sich in Echtzeit über die Chatfunktion austauschen.
Neben der Organisation gehört auch dazu Pausen einzulegen und zu entspannen. Gerade wenn der Arbeitsplatz sich im Wohnzimmer befindet, sollte auf genügend Abstand zur Arbeit geachtet werden. Hier können Meditation oder spazieren gehen in den Pausen Abhilfe verschaffen. Ein richtiges Pausen-Management ist ebenso bedeutend wie die richtige Organisation der Arbeit.
Die Organisation des Schreibtischs, der eigentliche Arbeitsplatz, ist bedeutsam für eine bessere Konzentration. Der Arbeitsplatz sollte aufgeräumt sein, Behälter für die Utensilien bereithalten und Ordner für Unterlagen. Eine Pflanze für den Tisch kann ebenfalls zur Konzentration beitragen.
Welche Tools und Tipps schlussendlich helfen, muss jeder individuell für seine gestellten Anforderungen und Situation festlegen. Fest steht jedoch, dass die richtige Organisation und Herangehensweise den Homeoffice-Alltag erleichtern können.