Das digitale Zeitalter verlangt von Unternehmen, dass die Geschäftsprozesse zunehmend papierlos erfolgen und in das Internet sowie den digitalen Raum verlagert werden. Das hat natürlich viele Vorteile, stellt Unternehmen jedoch auch vor diverse Herausforderungen. Damit eine Digitalisierung Erfolg hat, müssen nämlich zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Digitalisierung?
Unter Digitalisierung versteht man grundsätzlich den Prozess, dass analoge Medien in digitale Formate umgewandelt werden. So können beispielsweise Textdateien, Berechnungen und alle anderen wichtigen Dokumente in einem Netzwerk gespeichert werden. Zudem versteht man unter Digitalisierung im Unternehmen, dass verschiedene Angebote genutzt werden, um Software-Lösungen zu realisieren.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung?
Der gesamte Prozess der Digitalisierung ist für Unternehmen natürlich eine große Herausforderung. Doch ein Unternehmen zu digitalisieren bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Ein wesentlicher Punkt ist, dass alle Daten jederzeit vorhanden sind und von allen Personen eingesehen werden können, ganz egal wo sich diese befinden. Mit digitalisierten Daten lässt sich schneller arbeiten und somit bleibt Zeit für andere wichtige Geschäftsprozesse. Zudem vereinfacht die Digitalisierung den gesamten Kommunikationsverlauf. In Zeiten von Besprechungsplattformen können ganze Unternehmen miteinander sprechen, ohne dabei zum Telefon greifen zu müssen. Virtuelle Meetings ersparen Dienstreisen. So kann nicht nur die Umwelt, sondern auch das Ausgabenkonto eines Unternehmens geschont werden. Digitale Inhalte können auch von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, ohne dass die Übersicht verloren geht.
Schritte zur Digitalisierung
Je nach Unternehmensform werden verschiedenste Schritte notwendig, um die Digitalisierung zu realisieren. Für alle Unternehmen ist es jedoch wichtig, dass die IT-Infrastruktur modernisiert und von einem Profi betreut wird. Da viele wichtige Prozesse in den digitalen Raum verlagert werden, ist ein strukturiertes und sicheres Netzwerk die Grundvoraussetzung, damit die Digitalisierung im Unternehmen stattfinden kann.
Das Papier abschaffen
Papier wird in einem Digitalisierungsprozess so weit wie möglich abgeschafft. Gewisse Unternehmen füllen ganze Räume mit Akten, die nicht gezwungenermaßen in Papierform gelagert werden müssen. Durch die Digitalisierung kann Papier weitestgehend aus dem Unternehmen verbannt werden. Die Speicherung all dieser Dokumente kann im virtuellen Raum erfolgen. Hierfür werden keine lokalen Räumlichkeiten mehr benötigt. Bisher belegte Geschäftsflächen können für neue Büros, einen Meeting-Raum oder als Verkaufsfläche genutzt werden.
Digitale Kanäle erweitern
Vernetzen Sie Ihr Unternehmen so gut es geht. Hierfür stehen verschiedenste Software-Lösungen zur Verfügung. Am sinnvollsten ist es, erstmals eine interne Vernetzung voranzutreiben. Installieren Sie digitale Chaträume oder nutzen Sie Videoplattformen, um auch standortübergreifend eine Interaktion zu ermöglichen, in der sich Mitarbeiter sehen können. Zudem bietet es sich an, Social-Media-Kanäle zu erschließen, um das Unternehmen im digitalen Raum präsenter zu machen. Dies kann nicht nur eine effektive Form des Marketings darstellen, sondern auch bei potenziellen Arbeitnehmern das Gefühl wecken, dass ein Unternehmen am Puls der Zeit ist.
Digitalisierung fortlaufend pflegen
Es reicht nicht, einen Digitalisierungsprozess im Unternehmen einzuführen und nach der erfolgreichen Etablierung nicht weiter daran zu arbeiten. Digitalisierung ist ein laufender Prozess, der auch nach der Installation in einem Unternehmen Pflege und Ausbau benötigt. Technologien veralten im Laufe der Zeit und müssen durch neue Lösungen ersetzt werden. Sicherheitsrisiken wollen stets geschlossen werden und auch automatisierte IT-Infrastruktur benötigt menschliche Impulse. Es ist ratsam, die Digitalisierung fortlaufend weiterzuentwickeln. Nur so kann der Prozess stets schlicht gehalten werden.
Digitalisierung kann Unternehmen durchaus einen Wettbewerbsvorteil ermöglichen. Mitarbeiter haben mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Kommunikation wird einfacher, das tägliche Arbeiten schneller und bekanntlich ist Zeit ja Geld.