In Zeiten von Corona werden viele Unternehmen vor große Hürden gestellt. Wie schaffen wir es, Homeoffice in kürzester Zeit zu realisieren und dabei alle technischen Möglichkeiten zu bieten? Wie wird die telefonische Anbindung der Mitarbeiter auch in den eigenen vier Wänden realisiert? Das und mehr verrät unser Ratgeber.
Inhaltsverzeichnis
Warum überhaupt Homeoffice?
Durch Coronafälle, häusliche Quarantäne oder als Prävention befinden sich viele Mitarbeiter im Homeoffice. Damit sie dennoch produktiv arbeiten können, ist eine technische Anbindung nötig. Auf diese Weise bedeutet Corona keinen Totalausfall für das Unternehmen, sondern Umsätze können – wenn auch geringer – weiter fließen.
Spezialisiertes Unternehmen oder Eigenregie?
Es gibt auf dem Markt viele Firmen, die sich darauf spezialisiert haben, genau jetzt technische Hilfe zu bieten. Sie ziehen die gesamte Telefonie der Mitarbeiter ins Homeoffice um und sorgen auch dafür, dass beispielsweise mit den Rufnummern alles glatt läuft.
Die Alternative zu den oft teuren Unternehmen ist der Umzug in Eigenregie. Auch das ist problemlos möglich, wenn alle technischen Mittel vorhanden sind. Dazu zählen beispielsweise eine stabile Internetverbindung, ein Festnetz-Telefon als Duo oder Single und der passende Rechner. Das können Laptops wie auch Standgeräte gleichermaßen sein.
VoIP oder klassische Telefone?
Beim Start der eigenen Telefonanlage im Homeoffice haben Mitarbeiter und Firmen die Wahl zwischen klassischen Methoden oder VoIP-Telefonie. Folgende Möglichkeiten werden für die Telefonie im Homeoffice geboten:
- Umleitung der Anrufe auf das private Smartphone des Mitarbeiters
- Umleitung der Anrufe auf das private Festnetz-Telefon des Mitarbeiters
- Einbau eines neuen Telefonsystems für den Mitarbeiter
- virtuelle Telefonanlage zum Umleiten auf eigene Nummern
Die ersten zwei Möglichkeiten sind natürlich nicht optimal. Die Mitarbeiter müssten ihre privaten Rufnummern für Kunden zur Verfügung stellen. Das macht vor allem Probleme im Bereich Work-Life-Balance, aber auch Privatsphäre.
Eine alternative Option ist ein ganz neues Telefon, allerdings wird hierfür eine neue Nummer benötigt. Oft haben Mitarbeiter Verträge abgeschlossen, in denen sie problemlos eine weitere Festnetznummer starten können (oft kostenlos im Vertrag integriert). In diesem Fall werden Anrufe auf die neue Nummer umgeleitet.
Die letzte Variante ist der Einbau einer virtuellen Telefonanlage. In diesem Fall befindet sich die Anlage in der Cloud und die Angestellten erhalten jeweils eine Rufnummer, die an ihre Geräte umgeleitet. Auch hier wird (wie beim Einbau einer neuen Anlage) die Privatsphäre weiter geschützt.
Außerhalb der Arbeitszeit keine Erreichbarkeit
Wichtig beim Einbau einer Telefonanlage (über ein neues Telefon, eine Cloud- oder VoIP-Lösung) ist, dass Mitarbeiter nach Feierabend nicht mehr erreichbar sind. In jedem Fall sollten Firmen daher dafür sorgen, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt ist. Eigene Rufnummern sollten nie an Kunden ausgegeben werden oder öffentlich zur Verfügung stehen. Es ist ein Irrglaube, dass man mit permanenter Erreichbarkeit mehr Kunden gewinnt.
Stattdessen lassen sich über die technischen Anlagen und Geräte Einstellungen vornehmen. So sind Mitarbeiter beispielsweise telefonisch nur zwischen 8 und 16:30 Uhr erreichbar und vorher sowie nachher werden keine Anrufe durchgestellt.
Zu beachten sind außerdem die Pausenzeiten, sodass Mitarbeiter trotz telefonischer Anbindung im Homeoffice nicht dauerhaft erreichbar sein können. Hier gelten auch zu Hause die gleichen Regeln wie im Büro, bei dem jeder Mitarbeiter auch nicht während der gesamten Anwesenheit ans Telefon gehen kann.