Personalcontrolling als Begriff ist eine Wortneuschöpfung, die erstmals um die 1985er Jahre in der BWL-Welt auftauchte. Controlling!? Das war doch was mit Kennzahlen und Steuerung: Oder? Das klassische Unternehmenscontrolling ist in Unternehmen Heute nicht mehr wegzudenken. Nicht weniger interessant, aber weniger verbreitet und trotzdem voller Chancenpotenzial für Unternehmen, ist das sogenannte Personalcontrolling. Wird sich dem Personalcontrolling gewidmet, so in der Hoffnung, die eigene Personalarbeit effektiver, effizienter und qualitativ hochwertiger gestalten zu können. Zusätzlich steht Personalcontrolling im Ruf, die Personalkostenplanung leichter und besser durchführbar zu machen sowie die Transparenz der Personalarbeit zu verbessern.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Personalcontrolling
Mit Personalcontrolling werden die Prozesse des Personalwesens geplant, gesteuert und überwacht (vgl. Prof. Dr. Bartscher, Thomas; Nissen, Regina 2018). Personalcontrolling ist eine spezialisierte Form des Unternehmenscontrollings und erfüllt in der Praxis häufig eine wichtige Funktion im Personalmanagement, bei der die Erreichung des bestmöglichen Verhältnisses zwischen personellem Aufwand und Ertrag angestrebt wird. Das Personalwesen wird dabei von der wirtschaftlichen Perspektive aus betrachtet.
Das Ermitteln und Auswerten von (personalbezogenen) Kennzahlen geöhrt zum täglich Brot für Personalcontroller. Es sind wichtige Instrumente und werden neben Prognoserechnungen, Mittelwertvergleiche und Benchmarking häufig für das Personalcontrolling in Unternehmen herangezogen.
Der Trend in den Unternehmen zur strategischen Ausrichtung von Personalmanagement gab in den letzten Jahren auch dem Personalcontrollig als Disziplin einen Aufwind; denn das Personalcontrollig bereitet relevante Basis-Informationen für die (strategische) Personalarbeit auf. In der Unternehmenspraxis zeigt es sich nicht selten, dass sich das volle (Wirk-)potenzial von Personalcontrolling erst entfalten kann, sobald es fest in die organisationale Struktur des Unternehmens integriert wurde.
Grundlage für Personalcontrolling ist ein verfügbarer Personaldatenbestand; dieser muss sich für die Anfertigung von Statistiken über das Personal eignen und ist hilfreich bei einer späteren Validierung der Planungen. In der Literatur wird vereinzelt erwähnt, dass diese Grundlagenarbeit in der Praxis von vielen als unangenehm bis unnötig empfunden, da diese Arbeit häufig nicht mit entsprechender (sozialer) Anerkennung in den Unternehmen gewürdigt wird. Es darf der Gedanke nicht vernachlässigt werden, dass die Datenbasis große Auswirkungen haben wird auf die Leistungsfähigkeit des späteren Personalcontrolling; sozusagen stellt es meines Erachtens einen wahren Erfolgsfaktor dar.
Das Ziel von Personalcontrolling
Personalcontrolling bereitet Daten und personalbezogene Kennzahlen auf (vgl. Prof. Dr. Bartscher, Thomas; Nissen, Regina 2018); aus diesen werden Informationen gewonnen. Ziel ist, diese dem Management anschließend als Basis für Entscheidungen bereitzustellen.
Anmerkung: Von der Richtigkeit und Qualität der Daten ist die Leistungsfähigkeit des anschließend Personalcontrolling abhängig.
Die Tätigkeit eines Personalcontrollers
Personalcontroller beraten auf Grundlage der aufbereiteten Personaldaten das (Personal-)Management und unterstützen es mit ihrer Expertise bei der Zielerfüllung. Mit ihrer Arbeit helfen sie dem (Personal-)Management, die richtigen (Personal-)Entscheidungen zu treffen und Fehlentscheidungen vorzubeugen. Personellen Fehlentscheidungen soll vorgebeugt werden, da sie einen unnötig hohen (monetären und zeitlichen) Zusatz-Aufwand für das Unternehmen zur Folge hätten.
Das genaue Tätigkeitsspektrum ist unternehmensabhängig. Der Personacontroller kann verantwortlich dafür sein, dass die Systeme, aus denen die Daten bezogen werden, richtig funktionieren. Weiter obliegt ihm die Verantwortung, die ermittelten Soll- und Ist-Werte miteinander zu vergleichen und darauf zu achten, dass das Management tatsächlich die richtigen Zahlen übernimmt und verwendet.
Welche Fähigkeiten sollte ein Personalcontroller mitbringen
Je nach Unternehmen und Tätigkeitsspektrum können die für die Ausfüllung einer Personalcontroller-Stelle benötigten Fähigkeiten variieren.
Häufig sind gefragt:
- Kenntnisse über personalwirtschaftliche Prozesse, Statistik und Informationstechnologie
- Software-Affinität: sich schnell in neue Software einarbeiten können
- Programmierung in seinen Grundzügen zu verstehen (Grundkenntnisse)
- Sorgfältige und genaue Arbeitsweise (es wird mit Zahlen gearbeitet)
- Soziale Kompetenz und die Fähigkeit, komplizierte Sachverhalte verständlich zu erklären
(wird z.B. notwendig bei der Erläuterung der Resultate der eigenen Analysen) - Die Fähigkeit, den eigenen Standpunkt zu erläutern und vertreten zu können
- Kritikfähigkeit
Potenzial von Personalcontrolling wird kaum genutzt
Innerhalb der letzten dreißig Jahre entwickelte sich das Personalcontrolling erfolgreich zu einer eigenständigen Disziplin. Die Praxis in den Betrieben zeichnet dennoch das Bild, dass das Potenzial von Personalcontrolling zwar erkannt und wertgeschätzt, aber nicht annähernd vollständig ausgeschöpft wird. So verfügt ein Großteil der Unternehmen (76,7 %) laut Studie „Personalcontrolling 2015“ der Professoren Dr. Wolfgang Jäger und Professor Dr. Silke Wickel-Kirsch über keine eigene Personalcontrolling-Abteilung. Nur wenige (26,5 %) verwenden eine Controllingsoftware, die das Arbeiten aber effizienter gestalten würde. Dieser Status quo in den Unternehmen ist verbesserungswürdig. Die Schaffung einer eigenständigen Organisationseinheit bzw. Abteilung ist notwendig, um das vollständige Potenzial von Personalcontrolling auszuschöpfen.
Wer kümmert sich um das Personalcontrolling im Unternehmen, wenn es keine eigenständige Abteilung dafür gibt
Die Funktion des Personalcontrollings wird dabei von anderen Abteilungen des Unternehmens „übernommen“ bzw. in diese integriert, damit dieses Aufgabenfeld im Unternehmen doch noch abgedeckt ist. Dies ist jedoch nicht einheitlich geregelt. Die meisten Unternehmen verankern das Personalcontrolling in der Personalabteilung (HR-Abteilung), einige wenige aber auch in die Controlling-Abteilung.
Warum setzen Unternehmen Personalcontrolling ein
In vielen Fällen wollen Unternehmen vorrangig die Planung der Personalkosten verfolgen oder das Budget überwachen. Aber auch der Wunsch, mithilfe von erarbeiteten Kennzahlen eine Messbarkeit herzustellen, ist gegeben. Dabei wird oft zwischen qualitative und quantiative Kennzahlen unterschieden. Werte, die gemessen werden können, wie z.B. die Anzahl der Kündigungen oder die Anzahl der Mitarbeiter, werden bei den quantiativen Kennzahlen als Grundlage herangezogen. Bei den qualitativen Kennzahlen hingegen werden Werte genutzt, die nur schwer messbar sind, wie zum Beispiel die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter. Eine Möglichkeit die Zufriedenheit zu steigern ist eine gute Personaleinsatzplanung.
Häufig werden Kennzahlen erarbeitet, damit das Unternehmen einen besseren Überblick über ganz spezielle Informationen hat. Darüber hinaus ist Messbarkeit besser möglich; was heißt: Informationen und Statistiken über das Personal können (z.B. dem Management als Entscheidungsgrundlage) einfacher angeboten werden. Weniger häufiger (aber eigentlich genauso sinnvoll…) wird in der Praxis die Absicht verfolgt, die Effizienz des Personalbereichs zu erhöhen.
Qualitative Daten müssen zunächst einer Bewertung unterzogen werden, bevor sie im Personalcontrolling eingestetzt werden können; was aber nicht einfach ist. Denn die Daten können in einiger Zeit schon nicht mehr aktuell sein. Zumal sind qualitative Daten wie die Mitarbeiterzufriedenheit schlechter, weil nicht maschinell, zu erfassen. Für die Bewertung der qualitativen Daten hat sich die Likert-Skala in der Unternehmenspraxis bewährt; diese umfasst fünf Stufen. Ihr Vorteil liegt in den vielen Ausprägungen, die sie hat. Zusätzlich fordert er die Befragten nicht so sehr, dass sie sich gleich überfordert fühlen. In einigen Fällen wird bei der Likert-Skala auch die neutrale Option weggelassen – dann handelt es sich um eine vierstufige Skala.
Gibt es Daten, neben den Personaldaten, die sehr wichtig sind für das Personalcontrolling? Ja, nämlich: die Organisationsdaten.
Im Personalcontrolling kommt es oft vor, dass Datenmengen bearbeitet werden müssen, die ziemlich groß sind. Früher setzte man dafür große Rechnersysteme ein – heute; in Zeiten von leistungsfähigeren und zugleich smarteren Computern, sind diese großen Rechnersysteme nicht mehr nötig für die Datenbewältigung im Personalcontrolling.
Heutzutage werden für die Verarbeitung der Daten meist die bereits vorhandenen (herkömmlichen) Systeme der Personalabteilung genutzt; zusätzlich Tools, die jeweils spezifisch für verschiedene Aufgaben angewendet werden können.
Literatur
https://books.google.de/books?id=leTIACYqin0C&printsec=frontcover&dq=personalcontrolling&hl=de&sa=X&ved=0ahUKEwifz62z663cAhWK1SwKHcFDCOIQ6AEILjAB#v=onepage&q=personalcontrolling&f=false
https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/personalcontrolling-43495