Die Warenwirtschaft ist von großer Bedeutung für eine Vielzahl an Unternehmen, da in diesem Bereich die Warenströme geplant, gesteuert sowie kontrolliert werden. Dementsprechend ist eine effiziente Warenwirtschaft essenziell für Firmen des produzierenden Gewerbes und kann einen großen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Diese Rolle nimmt die Warenwirtschaft in Unternehmen ein

Grundsätzlich versteht man unter den Begriffen Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssystem das Management von Waren innerhalb des Betriebs beziehungsweise dazu dienende Instrumente. Dabei werden nicht nur die gegenwärtigen Warenbestände, sondern auch Zuflüsse sowie Abflüsse von Waren berücksichtigt. Somit umfasst die Warenwirtschaft sämtliche unternehmensinternen Prozesse, die sich mit der Beschaffung, der Lagerung sowie der Verteilung von Waren auseinandersetzen. Eine hohe Effizienz in diesem Bereich sorgt dafür, dass die benötigten Waren rechtzeitig und in ausreichender Menge vorhanden sind, um sie an Kunden zu versenden.

Aufgaben der Warenwirtschaft

Neben der rechtzeitigen Beschaffung von Waren in ausreichender Stückzahl besteht eine wichtige Aufgabe dieses Bereichs in einer effizienten Lagerhaltung. Dies umfasst die Verwaltung von Lagerbeständen, wobei es Überbestände sowie Engpässe zu vermeiden gilt. Zudem setzt sich die Warenwirtschaft mit der Distribution der Produkte auseinander. Sie sorgt dafür, dass die Waren an die jeweiligen Kunden verteilt werden und sichert die notwendigen Vertriebskanäle. Im Rahmen der Bestandskontrolle werden die Bestände analysiert und überwacht, um zu gewährleisten, dass die gesetzten Ziele auch tatsächlich erreicht werden.

Strategien zur Steigerung der Effizienz in der Warenwirtschaft

Durch die Digitalisierung in Unternehmen entstehen zahlreiche Strategien und Möglichkeiten, die Unternehmen nutzen können, um die Effizienz in diesem wichtigen Bereich zu erhöhen. Hierzu zählt unter anderem die Optimierung der Lagerbestände. Je geringer die Bestände im Lager sind, desto effizienter wird gewirtschaftet und desto geringer fallen die entstehenden Kosten aus, da Überbestände im Lager Kapital binden.

Ein weiterer Nachteil von zu hohen Warenbeständen besteht darin, dass Produkte im Laufe der Zeit nicht mehr neuwertig genug sind und daher nicht mehr verkauft werden können. Fällt der Lagerbestand hingegen zu gering aus, können hierdurch Lieferengpässe entstehen, was sich negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirkt. Dementsprechend müssen Unternehmen darauf achten, dass die Bestände weder zu gering noch zu hoch sind, um eine möglichst effiziente Lagerverwaltung zu erreichen. Um dies zu bewerkstelligen, können Firmen moderne Warenwirtschaftssysteme einsetzen, die eine Echtzeitverfolgung von Beständen ermöglichen. Auf diese Weise hat das Management stets einen Überblick über aktuelle Warenströme und kann entsprechend reagieren.

Analyse von Daten

Unternehmen generieren große Mengen an Daten, wobei diese zahlreiche Informationen enthalten. In der Regel lohnt es sich, die Datenmengen umfangreich zu analysieren, um die Warenwirtschaft zu optimieren. Hierbei können vielfältige, für diesen Bereich relevante Informationen ausgewertet werden, zu denen unter anderem saisonale Trends sowie historische Verkaufsdaten zählen. Dies ermöglicht die Aufstellung von präzisen Prognosen, wodurch fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten getroffen werden.

Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden

Um warenwirtschaftliche Prozesse zu verbessern, sollten Unternehmen eng mit Lieferanten und Kunden zusammenarbeiten. Grund hierfür ist, dass einige Prozesse mit der Verwaltung von Beziehungen zu Kunden und Lieferanten zusammenhängen. Im Rahmen einer optimierten Zusammenarbeit entsteht ein besserer Informationsfluss, von dem beide Parteien in Form einer transparenten Kommunikation profitieren. Es lassen sich Systeme für Lieferanten- und Kundenmanagement in unternehmensinterne Prozesse integrieren, wodurch ein höherer Grad an Automatisierung erreicht wird. Dies sorgt wiederum für eine geringere Fehleranfälligkeit, da weniger Aufgaben manuell durchgeführt werden. Zudem können einige Prozesse auf diese Weise deutlich schneller abgewickelt  und neben der Verwaltung von Lagerbeständen auch Bestellprozesse sowie die Rechnungsstellung automatisiert werden, was sich positiv auf die Produktivität des Unternehmens auswirkt.

Methoden zur Überwachung der Warenwirtschaft

Um die Effizienz innerhalb der Warenwirtschaft zu erhöhen und schwerwiegende Fehler in diesem Bereich zu vermeiden, bedarf es einer kontinuierlichen Überwachung. Auf diese Weise lassen sich auftretende Probleme frühzeitig identifizieren, was eine schnelle Implementierung von geeigneten Gegenmaßnahmen ermöglicht.

Einführung regelmäßiger Bestandskontrollen

Eine sinnvolle Methode zur Überwachung der Warenwirtschaft besteht in der Implementierung von regelmäßigen Bestandskontrollen. Auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass die Bestandsdaten keine Fehler aufweisen. Es ist wichtig, dass solche Kontrollen in regelmäßigen Abständen erfolgen, damit rechtzeitig Unterschiede zwischen den Buchhaltungsdaten und den tatsächlichen Beständen vor Ort ausfindig gemacht werden können.

Überwachung mittels KPI

Sogenannte KPIs (Key Performance Indicators) stellen Kennzahlen dar, mithilfe derer die Effizienz innerhalb der Warenwirtschaft bewertet werden kann. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie einen Einblick in die Leistungsfähigkeit der warenwirtschaftlichen Prozesse bieten. Zu den besonders wichtigen KPIs zählen unter anderem:

• Durchlaufzeiten
• Fehlbestände
• Lagerumschlagshäufigkeit

Wenn Unternehmen sich intensiv mit solchen Kennzahlen auseinandersetzen, können sie Optimierungspotenziale aufdecken und auf diese Weise die betriebliche Effizienz deutlich steigern. Gleichzeitig können die gewonnenen Erkenntnisse dazu genutzt werden, um Betriebskosten zu senken.

Implementierung von Automatisierungsmaßnahmen

Die Überwachung der Warenwirtschaft kann deutlich erleichtert werden, indem moderne Technologien zur Automatisierung von bestimmten Prozessen genutzt werden. Hierzu zählen unter anderem automatisierte Lagerhaltungssysteme sowie der Einsatz von Robotern, wodurch automatisch wertvolle Daten bezüglich der Bestandssituation gesammelt werden können. Dementsprechend verringert sich die manuelle Überwachung durch Mitarbeiter entsprechend und diese können sich strategischen Aufgaben widmen. Dies wirkt sich positiv auf die Personalkosten sowie die Genauigkeit von Lagerprozessen aus.